Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlere i kommunen er derfor forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir korrekt arkivert. Saksbehandlerne skal derfor:

• Kontrollere at mottatte brev er registrert av arkivtjenesten eller importert til arkivsystemet. Dette gjelder også e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført.
• Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for journalføring. Innkommen e-post skal saksbehandleren straks importere i rett arkivsystem.
• All saksbehandling skal skje i Ephorte, eventuelt i manuell journal, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler har ansvaret for at alle arkivverdige dokument blir knyttet til rett sak, også vedlegg. Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.
• Saksbehandleren har ansvaret for å endre status på saken når egne saker skal avsluttes.
• Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
• Saksbehandlerne har ansvaret for at behandling i de forskjellige utvalg blir ført i journalen, også at parter blir registrert og at det fremgår i saksfremlegget hvilket utvalg som skal fatte det endelige vedtaket.

Se for øvrig Instruks for oppfyllelse av forskriftsmessige krav til elektronisk arkivering for hvilke registrerings- og arkiveringsrettigheter saksbehandlere har i Ephorte.